Microsoft 365: SharePoint Online Utilizando listas para organizar as informações do seu negócio
O SharePoint continua sendo um dos carros chefes da Microsoft. Com o lançamento de sua versão Online e incorporação ao Microsoft (Office) 365, esta prática solução de colaboração ganhou vida nova e continua sendo um relevante instrumento de disseminação de informações e comunicações nas empresas. Em nossos clientes é comum assessorarmos parceiros que possuam dificuldades com algumas das principais funcionalidades deste sistema. Nesta série de posts irei clarificar os principais conceitos e dar dicas de como evitar dores de cabeça na gestão e desenvolvimento deste fantástico aplicativo.
A Lista é o conceito fundamental sobre o qual um portal SharePoint. Uma lista é basicamente uma coleção de registros ou itens similar a uma tabela do Excel. Estas listas podem estar associadas a sites SharePoint e podem conter colunas que por sua vez podem armazenar diferentes tipos de informações. As listas podem ser usadas para agrupar e disponibilizar informações do seu negócio. Você pode ter uma lista que agrega dados dos contratos da sua empresa, a lista de funcionários e seus períodos de férias etc. Organizar informações em listas do SharePoint é uma forma inteligente de compartilhar informações substituindo planilhas em Excel.
Para criar uma lista você deve acessar o menu de criação do site do SharePoint, opção Novo e então “Lista”.
Você pode criar uma lista “do zero”, a partir de um arquivo Excel (olha que maravilha) ou de um modelo previamente salvo. Além disso o Microsoft 365 através de uma integração com o Aplicativo Lists traz uma série de modelos de listas pré-definidas que você pode utilizar.
Para fins deste artigo, criaremos uma lista em branco para organizar o portfolio de projetos da empresa, para isso clique na opção “Lista em Branco”. Forneça um nome e uma descrição e então clique no botão Criar.
Por padrão, uma lista é criada com um único campo do tipo Texto. Este campo pode ter o seu título alterado para algo que faça mais sentido. No nosso exemplo vamos alterar seu nome para projeto. Para isso clique no menu de contexto (seta para baixo ao lado do nome da coluna), Configurações da Coluna e então renomear. Altere o nome para “Projeto” e clique em salvar.
Em seguida, vamos incluir uma coluna para indicar o Cliente para o qual o projeto será desenvolvido. Para isso clique no menu de contexto da opção “Adicionar uma Coluna” e então vamos selecionar o tipo Texto de uma linha.
Um formulário se abrirá na direita e você poderá fornecer um nome, descrição, o tipo (texto de uma linha) e um valor padrão para o campo caso este não seja preenchido. Por enquanto vamos apenas definir o nome, descrição e tipo. Altere o nome para cliente e após preencher todas as informações clique no botão “Salvar”.
Ótimo. Você acaba de concluir a sua primeira lista no SharePoint Online. Agora chegou a hora de inserir algumas informações. Clique no botão “Novo”. Novamente um formulário se abrirá para que você possa armazenar dados. Vamos entrar com três projetos para três clientes para validar o funcionamento.
Note que no formulário de criação/edição de registros o SharePoint automaticamente cria um campo chamado Anexos. Esta é uma forma prática de guardar arquivos e compartilhar informações com os interessados. Imagine que no nosso exemplo podemos decidir armazenar as propostas elaboradas para os projetos nos respectivos clientes.
Listas de SharePoint são estruturas práticas e rápidas que permitem a criação de tabelas e formulários acessíveis por todos os interessados de uma empresa. Ao invés de criar uma tabela Excel que ficará compartilhada na rede, considere um portal em SharePoint com listas para aumentar a colaboração e agilidade na obtenção de dados na sua empresa.
A Eleva é especialista no desenvolvimento de soluções práticas em Microsoft 365. Nos próximos posts detalharemos ainda mais os componentes das listas e os cenários nos quais o SharePoint pode contribuir para a agilidade e redução de custos nas empresas. Até lá!
