Microsoft 365: SharePoint Online Utilizando listas para organizar as informações do seu negócio

O SharePoint continua sendo um dos carros chefes da Microsoft. Com o lançamento de sua versão Online e incorporação ao Microsoft (Office) 365, esta prática solução de colaboração ganhou vida nova e continua sendo um relevante instrumento de disseminação de informações e comunicações nas empresas. Em nossos clientes é comum assessorarmos parceiros que possuam dificuldades com algumas das principais funcionalidades deste sistema. Nesta série de posts irei clarificar os principais conceitos e dar dicas de como evitar dores de cabeça na gestão e desenvolvimento deste fantástico aplicativo.

 

A Lista é o conceito fundamental sobre o qual um portal SharePoint. Uma lista é basicamente uma coleção de registros ou itens similar a uma tabela do Excel. Estas listas podem estar associadas a sites SharePoint e podem conter colunas que por sua vez podem armazenar diferentes tipos de informações. As listas podem ser usadas para agrupar e disponibilizar informações do seu negócio. Você pode ter uma lista que agrega dados dos contratos da sua empresa, a lista de funcionários e seus períodos de férias etc. Organizar informações em listas do SharePoint é uma forma inteligente de compartilhar informações substituindo planilhas em Excel.

 

Para criar uma lista você deve acessar o menu de criação do site do SharePoint, opção Novo e então “Lista”.

Você pode criar uma lista “do zero”, a partir de um arquivo Excel (olha que maravilha) ou de um modelo previamente salvo. Além disso o Microsoft 365 através de uma integração com o Aplicativo Lists traz uma série de modelos de listas pré-definidas que você pode utilizar.

Para fins deste artigo, criaremos uma lista em branco para organizar o portfolio de projetos da empresa, para isso clique na opção “Lista em Branco”. Forneça um nome e uma descrição e então clique no botão Criar.

 

Por padrão, uma lista é criada com um único campo do tipo Texto. Este campo pode ter o seu título alterado para algo que faça mais sentido. No nosso exemplo vamos alterar seu nome para projeto. Para isso clique no menu de contexto (seta para baixo ao lado do nome da coluna), Configurações da Coluna e então renomear. Altere o nome para “Projeto” e clique em salvar.

Em seguida, vamos incluir uma coluna para indicar o Cliente para o qual o projeto será desenvolvido. Para isso clique no menu de contexto da opção “Adicionar uma Coluna” e então vamos selecionar o tipo Texto de uma linha.

Um formulário se abrirá na direita e você poderá fornecer um nome, descrição, o tipo (texto de uma linha) e um valor padrão para o campo caso este não seja preenchido. Por enquanto vamos apenas definir o nome, descrição e tipo. Altere o nome para cliente e após preencher todas as informações clique no botão “Salvar”.

Ótimo. Você acaba de concluir a sua primeira lista no SharePoint Online. Agora chegou a hora de inserir algumas informações. Clique no botão “Novo”. Novamente um formulário se abrirá para que você possa armazenar dados. Vamos entrar com três projetos para três clientes para validar o funcionamento.

 

Note que no formulário de criação/edição de registros o SharePoint automaticamente cria um campo chamado Anexos. Esta é uma forma prática de guardar arquivos e compartilhar informações com os interessados. Imagine que no nosso exemplo podemos decidir armazenar as propostas elaboradas para os projetos nos respectivos clientes.

 

Listas de SharePoint são estruturas práticas e rápidas que permitem a criação de tabelas e formulários acessíveis por todos os interessados de uma empresa. Ao invés de criar uma tabela Excel que ficará compartilhada na rede, considere um portal em SharePoint com listas para aumentar a colaboração e agilidade na obtenção de dados na sua empresa.

 

A Eleva é especialista no desenvolvimento de soluções práticas em Microsoft 365. Nos próximos posts detalharemos ainda mais os componentes das listas e os cenários nos quais o SharePoint pode contribuir para a agilidade e redução de custos nas empresas. Até lá!

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Eleva fevereiro 17, 2021 0 Comentários

Office 365: trazendo o escritório e a colaboração para fora dos muros da empresa

Colaboração nos negócios! Ok, ok, mas o que isso significa em termos práticos? Mais do que um artigo técnico ou acadêmico quero te dar exemplos de como organizações estão melhorando a fluidez de processos de comunicações usando internet em nuvem (cloud).

Esteja a sua organização atuando na indústria, comercio ou prestação de serviços, a garantia de que as pessoas necessárias para entrega de uma solução estejam alinhadas e acionadas quando necessário é o que fará com que o cliente ligue para você e não para o seu concorrente. A analogia que eu procuro fazer é a da corrida de revezamento na qual os corredores percorrem parte da pista passando o bastão para outro que logo dará continuidade a corrida. A pergunta é, o quão rápido você consegue correr? E o quão eficiente você é na passagem do bastão? É neste aspecto que a Tecnologia ‘entra’ e busca apoiar as empresas a serem mais efetivas.

Contar com soluções de TI que permitam a integração de dados e informações é fundamental. Mais do que um servidor de e-mail ou arquivos como no passado, agora necessitamos constar com informações e processos em tempo real seja no computador, celular, tablet ou smartwatch. Imagine que você é o responsável pela execução de projetos e necessita ter acesso aos projetos elétricos enquanto se encontra no site de construção. Ou você pode estar no meio de uma reunião importante necessitando de acesso a informações vitais que ficaram no seu laptop no escritório.

Enquanto muitas empresas buscam adquirir soluções de software robustas e pouco flexíveis, outras tomam ciência do caráter mutável dos negócios e seus processos adotando ferramentas que evoluem em linha com os negócios.

Este processo se acelera com o amadurecimento da tecnologia em nuvem (ou cloud) e são muitos os sistemas e ferramentas hoje oferecidos em ambiente totalmente na internet. Se antes eram comuns os HDs externos e os pens drivers, agora são comuns os serviços de armazenamento de dados como o Microsoft One Drive, Box, Dropbox e outros. Estes serviços são importantes e práticos, mas eu preciso te dizer que eles são apenas a ponta do iceberg!

Serviços Cloud

Empresas como a Microsoft investem em soluções que permitam você levar o seu escritório para a internet, acessando-o de onde quiser. A Microsoft, uma grande pioneira no desenvolvimento de aplicações para escritório off-line como o Office, traz agora esta experiência para a nuvem através do Office 365 — um conjunto de aplicativos e serviços para ajudar as empresas e profissionais a terem maior fluidez e colaboração na execução das atividades de suas empresas visando a entrega de produtos e serviços para os clientes.

Enquanto muitas empresas buscam adquirir soluções de software robustas e pouco flexíveis, outras tomam ciência do caráter mutável dos negócios e seus processos adotando ferramentas que evoluem em linha com os negócios.

Você pode pensar no Office 365 como um conjunto de aplicações (One Drive, Sharepoint, Word, Excel, Outlook, Teams e etc.) disponíveis através da internet que permitem que você tenha acesso aos documentos, informações, pessoas e processos da organização de forma continua usando diferentes dispositivos como o seu smartphone, tablet, notebook e etc.

Com as soluções cloud, sua empresa pode ter um portal interno para divulgar notícias, comunicados, anunciar planos e objetivos estratégicos, disponibilizar serviços em um aplicativo móvel personalizado para seus funcionários como a consulta de contracheques, verificação de saldos de bancos de horas, formulários de solicitação de férias, reembolso de despesas com processo de aprovação gerencial totalmente digital; disponibilizar relatórios de produção ou vendas acessíveis de painéis, dispositivos, tablets e muito mais. Seus funcionários podem compartilhar e comentar sobre os acontecimentos e colaborar em projetos ainda que estejam em diferentes localidades. Você já parou para pensar em todas as situações nas quais se vê obrigado a consolidar planilhas ou documentos? E quando cada funcionário resolve adotar o seu próprio padrão? Enfim, estas são apenas algumas das potencialidades de uso das soluções Office 365 podem proporcionar.

A seguir iremos detalhar alguns dos produtos do pacote Office 365 da Microsoft:

Office Online (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

A Microsoft traz para a nuvem a experiência dos seus aplicativos consagrados. Trabalhe em seus documentos, apresentações e e-mails através da suíte de aplicativos da mesma forma como costuma trabalhar com as soluções desktop.

Microsoft Teams

Ferramenta de comunicação da Microsoft. Se você está habituado a utilizar o Skype ou o Skype for Business ou outra ferramenta de bate papo corporativo, esta é a solução do Office 365. Mais do que isso, o MS Teams se posiciona como o hub de colaboração sendo o espaço para organizar e debater assuntos de times e equipes dentro da organização.

Seus grupos podem ser organizados por área, departamento, projeto ou da maneira que você achar conveniente. Poste notícias, discuta indicadores, resultados, faça chamadas e videoconferências. Em um mundo onde as pessoas podem trabalhar de qualquer lugar, o Microsoft Teams vem a ser o ponto de encontro para as organizações modernas na busca por seus objetivos.

SharePoint

O SharePoint Online é a versão para a internet da consagrada solução de compartilhamento de informações e colaboração da Microsoft. Por meio desta ferramenta sua organização pode disponibilizar sites internos para comunicação com colaboradores e formulários para automatização de processos.

Crie um espaço para divulgação de notícias e informações, compartilhe arquivos diretamente do OneDrive, crie formulários e fluxos de aprovação de solicitações de férias ou reembolso de despesas e muito mais sem escrever uma única linha de código.

One Drive

O One Drive é a plataforma de troca de arquivos da Microsoft. Totalmente integrado com as soluções Office 365, o OneDrive permite que o usuário compartilhe, faça comentários e edite arquivos diretamente a partir da internet. O OneDrive é o novo servidor de arquivos da empresa.

PowerPlatform: PowerBI

Crie em poucos cliques gráficos e dashboards analíticos a partir dos seus dados. De um simples gráfico de análise de vendas por trimestre a ferramentas analíticas avançadas, o Power BI descomplica a inteligência de negócios através desta solução.

Você pode obter dados a partir de um arquivo Excel, banco de dados, SharePoint, arquivos texto ou uma combinação de fontes.

PowerPlatform: PowerAutomate

O PowerAutomate é a plataforma de automatização de processos da empresa. Quer ser informado sempre que um novo arquivo for carregado? Quer disparar um processo de aprovação sempre que um novo item for incluído no SharePoint? O PowerAutomate pode fazer isso e muito mais.

PowerPlatform: PowerApps

A aplicação PowerApps permite a criação de aplicativos de negócios multiplataforma personalizados em poucos cliques. Você pode integrar a aplicação com outros serviços e aplicativos Office 365, bancos de dados e outros apps.

Você pode por exemplo, desenvolver um aplicativo móvel para acessar e inserir dados em planilhas Excel ou listas do SharePoint, aplicações para inspecionar itens de manutenção, apontar necessidades de manutenção em plantas industriais, medição de obra em campo e etc.

Eu espero que este artigo tenha sido útil. O Office 365 é uma suíte extremamente completa e que permite que empresas tenham seus processos de negócios dinamizados utilizando soluções construídas através dos aplicativos disponíveis e suas integrações.


A Eleva Tecnologia é uma empresa mineira especialista na implantação de soluções baseadas em Office 365 e no desenvolvimento de software. Entre em contato e descubra como podemos lhe surpreender.

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Rafael Guedes janeiro 3, 2020 0 Comentários